Meeting of All staff（全社員会議）のやり方

2022年8月18日

みなさんこんにちは。むらかみです。

今回は、このブログでもどこかに出てきたMeeting of All staff(MA)について紹介します。

MAとは、月に一度開催される全社員会議のことです。
アクロクエストでは、このMAでいろいろなことが決まっていきます。
このブログで紹介した仕組みの中にもMAで決まったものが少なくありません。

全社員で話し合うといっても、実際にどうやっているのか（しかもリモートで）気になる人もいると思います。
よく質問されるのは「収集がつかなくならないですか？」ですが、そんなことはありません😁

今回はMAのやり方について少しご紹介します。

MAとは

MAは、アクロクエストの創業時からある仕組みで、月に一度の全社員会議です。この会議で会社のルールや仕組み、会社大きな方針なども決まります。また、ちょっとした楽しいイベント提案などもあります。

月一度、全社員が一緒に顔を合わせる機会でもあります。

もちろんコロナ以前は同じ会議室に集まって話し合っていましたが、現在はMAもリモートで実施しています。

MAリモート化にあたって

とはいえ、MAリモート化にあたっては、いろいろな工夫が必要でした。

Zoomのバーチャル背景の活用

Zoomを利用したものの、オフラインの時と違って参加者が挙手してもどれくらい賛成の社員がいるのかわかりづらいといった問題がありました。そこで・・・
この画像のように、参加者は議題に対する自分のスタンスを発言する前にZoomの仮想背景で表示することとしました。
賛成・全賛成・反対・質問の4種類です。どうでしょうか？　賛成・反対が一目でわかりますよね。こうすることで議論の効率が格段にUPしました。
うまい人が司会をやる
司会の技量で会議の効率は大きく左右されます。MAの司会は前の月のMAの最後に決められますが、この時、会議のコントロールがうまい人が選ばれます。経験が浅い若手が選ばれることはまずありません。
司会は社員の一番左上で、背景も決まっています。誰が司会であるかがすぐわかるようにするためです。
司会の役目はMAではとても重要です。参加者の意見を偏らずに引き出し、それらを参加者全員が納得する形で話をまとめなければなりません。アクロクエストでは多数決はやりません。全社員の納得が最優先事項であるためです。
しかも、リモートだと、複数の人が同時に発言すると全く聞き取れません。議論が白熱したとしても司会が冷静に流れをコントロールする必要があります。

この要件を満たせるのは、アクロクエスト社内でも限られた人たちです。

司会がうまいと、複雑な議題もテンポよく終わるのでありがたいです。
会議中にお菓子のデリバリ
どんなに司会がテンポよくMAをコントロールしたとしても、やはり参加者は徐々に疲れてきます。
そのため、MAでは会の途中で参加者にお菓子のデリバリが届きます。

ここにもちょっとしたノウハウがあります。
社員の多くが会社のそばに住んでいるので、同じものを参加者全員に注文しようとするとお店や配達員が対応できなかったり、下手をするといたずらとみなされて利用制限がかけられたりします。そこで、注文するお店を分散させたり、デリバリサービスを複数使い分けたりして、うまく対応します。
MA後には懇親会
MAが終わった後は、懇親会があります。懇親会では、何かの理由でMAに欠席して懇親会にだけ参加する社員に、MAで話した内容のフィードバックをやります。

この時は、Zoomのブレイクアウトセッション機能を活用します。Zoomの分科会機能ですね。
フィードバックやその他の話題に合わせてブレイクアウトセッションを作成ます。参加社員は自分の目的にあったセッションに自由に参加します。こうすることで社員同士が交流したり、聞き漏らした情報を補完したりできます。