リモートワークの生産性を高めるAcroNote活用術

2022年9月27日

こんにちは、AcroNoteMasterのshiroiです。

9月も終わりに近づき、涼しくなってきましたね。
そして、いよいよ10月。
年末に向けて、駆け抜けるぞ！という人も多いのではないでしょうか？

今回は、私たちが仕事では手放せないノート『AcroNote』について紹介します。
このノートを活用することで、リモートワークでの生産性を高めることができます！

1 AcroNoteとは？
2 AcroNote活用術

AcroNoteとは？

AcroNoteは、アクロクエストテクノロジーが提供している、一日の仕事の予実管理ができるビジネスパーソン向けの仕事管理ノートです。

①予実管理をすることでの進捗管理、業務改善
②上司との円滑なコミュニケーション
③使用者のビジネスパーソンとしての成長

の３つの目的を果たすための工夫が盛り込まれています。
自分の仕事が思い通りに進められない、部下の進捗を把握しきれない、若手をすぐに成長させたいという方にはぴったりのノートです。

▼AcroNote紹介ページ
https://acronote.info/

AcroNote活用術

実際に、アクロクエストの社員がどのように活用しているかを紹介します。

優先度を明確にする

優先度管理シートというものがあります。

このシートでは、

・1週間以内は、優先度高
・1ヶ月以内は、優先度中
・3ヶ月以内は、優先度低

として、やるべき作業の優先度を明確にしながら、タスクを洗い出すことができます。
タスクが発生した日、締め切りを明記することで、1日のスケジュールに反映しやすくなります。

また、誰からの依頼かなどに応じて、重要度を記入することもできます。

始業前までに今日やることを全て洗い出す

AcroNoteは、見開き１ページで1日を管理することができます。
ページの右側は、予実を管理するためのページです。

まず、始業前までに、右側の「Action Item」欄に、1日の作業を全て洗い出します。
私の場合は、エンジニア業務と広報・営業事務系の両方を対応することがあるので、どのタスクかがわかるように、書き出すようにしています。

次に、書き出したAction Itemを左側の予定欄に、何時から何時まで、どの作業を実施するかを書き出します。
AcroNoteには、「予定①」、「予定②」と２レーンあるので、業務内容に応じて、２レーンに分けたり、自分の作業と部下の作業の確認ポイントなどを２レーンに分けて書くことができます。

私の場合は、今どの作業を進めるべきかがわかるように、エンジニア業務と広報・営業事務系とで分けて記入するようにしています。

このようにすることで、どのくらいの時間で、どの作業を進めるべきか、一目でわかるようになります。

実績も管理する

ノートの中央には、実績を記入します。
こちらも、「実績①」、「実績②」とあるので、業務内容に応じて、２レーンに分けて記入することができます。

1つの作業が終わる都度、実績を記入することで、予定との差分を確認することができます。
例えば、予定より時間がかかってしまった場合などは、どのポイントに課題があったか、次の作業に向けて、上司に確認しておくべきことなどが明確になります。

ちなみに、実績を記入する際、割り込み作業や追加作業については、赤色で記入します。
色の使い分けで、割り込みや追加作業がどれだけ多いのかを簡単に把握できます。

上司としては、1日の最後の業務報告時に、実績を確認します。
部下の赤色の線が多くなってきた時には、追加作業のボリュームや必要性などを再度見直す時に使うこともあります。

1日の気づき、疑問、アドバイスは全てメモを残す

AcroNoteの見開きページの左側は、メモやアドバイスをもらったことを記録できます。
ノートには、３分割しやすいように薄い点線が入っています。
私の場合は、ブロジェクトの気づきや疑問を記入するエリア、ミーティングで話したことを記入するエリアに分け、全て記入するようにしています。

実は、このページでのメモが肝だったります。
その場その場のメモを振り返ると、実績記入時には気づいていなかった課題などが見えてくるのです。
上司に質問が必要な点や、時間をおいてから確認する必要があるものには、丸印などをつけておき、ミーティングのタイミングで確認していくと、作業の抜け漏れが大幅に減ります。

また、ミーティング等でもらった上司からのアドバイスを書き残すことで、後の作業時などに振り返ることができ、ミスが減ります。

特に、リモートワークとなり、上司とのコミュニケーションが取れるタイミングが限られるようになった時に、このやり方が役立ちます。